ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

                      แบบฝึกหัด      ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

                                    บทที่   1

1.   OA  ย่อมาจากคำว่าอะไร  และหมายความว่าอย่างไร  

 

อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงาน, สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)

2. การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง

 

 ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ 
ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม 
ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน 
ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า 
ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office 
Automation) 

3. จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อฯ

 1. ต้องการความสะดวก

2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง

3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร

4. ต้องการความยืดหยุ่น

5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
 

1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

  ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
 

. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

4.  หน้าที่ของ OA คือ

ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน

5.  เทคโนโลยีที่OA นำามาใช้

1. Dictation งานอย่าง หนึ่งที่จำเป็นในสำนักงาน

 2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ

 3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

              4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์

             5. Calendaring ระบบนัดหมาย

             6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง

             7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร

                8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง                         9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถัน                                 10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจ

          6.  ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้

        

            

1. การตัดสินใจ (Decision Making) เป็นการรวบรวมและจัดรูปแบบสารสนเทศให้ง่ายต่อผู้บริหารในการศึกษา วิเคราะห์ และการตัดสินใจ

2. การจัดการเอกสาร (Document Handling) เป็นการจัดการกับเอกสารขอองค์กร เช่น จดหมายเวียน บันทึก หรือคำสั่ง เป็นต้น ซึ่งต้องมีการจัดทำ ตรวจสอบ และรับผิดชอบในการเก็บรักษาและจัดระบบให้เรียบร้อย

3. การเก็บรักษา (Storage) เป็นการจัดระบบ รวบรวม และรักษาประวัติ บันทึก หรือข้อมูลต่าง ๆ ไว้อย่างถูกต้องและปลอดภัย และพร้อมที่จะถูกเรียกกลับมาใช้งาน

4. การจัดเตรียมข้อมูล (Data Manipulation) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการใช้งาน เช่น การประชุม การเจรจากับลูกค้า เจ้าหนี้ หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ เป็นต้น

5. การติดต่อสื่อสาร (Communication) เวลาส่วนใหญ่ของการทำงานเป็นการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูล เนื่องจากบุคลากรในสำนักงานไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือพนักงานจะใช้เวลาในการประชุม หรือติดต่อกับบุคคลอื่น เช่น โทรศัพท์ โทรสาร หรือส่งผ่านข้อมูลทางระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

7. การรักษาความปลอดภัยของ OA

 1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก

 2. จัดทำการสำรองข้อมูล

 2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอ

  2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

 2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

 3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1  passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น
 3.2  encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล 
3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

      อำนาจผ่านเข้ามาจริง
  3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory

 5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์

 6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์

8.  ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ

 ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

         1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

             เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
          2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
           3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

                3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

    3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

    3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

                3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
           4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

               4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

               4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

               4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

               4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

   4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

               4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

               4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

               4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

9. อุปกรณ์ใช้งานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้ แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร จงอธิบายอย่างคร่าวๆ

          1. เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง
         
          2. เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการ
3. โทรศัพท์
เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อ

4.โทรสาร
ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสาร

5. เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer)
เป็นเครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน
6. เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter)
เป็นเครื่องผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุ

7. เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener)
การที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ

8. เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales)
งานในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ

9. เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)
เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซองนั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย 
 10. เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่องเหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์
 11. เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตามสำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะมาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียงชนิดหนึ่
 12. เครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่งซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับ

ตอนที่  2

 1.  Office      สำนักงาน

2.   Administive  Plan    โครงการบริหาร

3.   Operative Plan   โครงการปฏิบัติ

4.    Planning  การวางแผน

5.    Organizing  การจัดองค์การ

6 .    Directing     การอำนวยการ

7.     Controlling   การควบคุม

8. งานสำนักงาน การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ
ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้  ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า  ขายสินค้า  หรือธุรกิจให้บริการ  งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่

9. งานติดต่อภายใน  การแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นภายในสำนักงานระหว่างพนักงาน สมาชิกในสำนักงานเดียวกัน 
  10. การจัดการสำนักงาน   การบริหารสำนักงานในการมอบอำนาจในสายงาน มีกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน

         บทที่   1 งานสำนักงาน

                                        แบบฝึกหัด           

1.   หน้าที่ของสำนักงานนักงานคืออะไร    อธิบาย

งานสำนักงานคือ    งานธุรการในอง  สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
           ธุรกิจในปัจจุบันมีการ แข่งขันสูง  ขนาดของธุรกิจขยายตัวขึ้น  จึงทำให้งานสำนักงานมีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมากมาย  ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น  และมีการขยายตัวของการใช้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  ซึ่งสำนักงานต่าง  ๆ  นำเครื่องพีซี  (Personal computer) หรือไมโครคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในสำนักงาน ซึ่งมีสาเหตุมาจากปัจจัยต่อไปนี้
1.  ค่าใช้จ่ายสำนักงานสูงขึ้น   ค่าจ้างและสวัสดิการสำหรับบุคลากรเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ยปีละ 15% เนื่องจากต้องใช้บุคลากรเพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายมากขึ้น ทำให้ต้นทุนสินค้าสูงขึ้นและมีค่าใช้จ่ายในการเตรียมเอกสาร การส่งไปรษณีย์ การทำสำเนาเพิ่มมากขึ้น
2.  งานสำนักงานดั้งเดิมมีผลผลิตต่ำ เมื่อเทียบกับงานกลุ่มอื่น ๆ เช่น งานภาคเกษตร ภาคอุตสาหกรรมในภาคธุรกิจ มีข่าวสารข้อมูลมากขึ้นและไม่สามารถรวบรวมข่าวสารหรือข้อมูลได้เร็วตามความ ประสงค์ได้ เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานไม่เอื้ออำนวย
3.  วิธีการแบบดั้งเดิม การเก็บเอกสารล่าช้าและผิดพลาดได้ง่าย
4.  ประสิทธิภาพการทำงานลดลง    ลักษณะงานเป็นงานแบบซ้ำซาก    ทำให้พนักงานเบื่อหน่ายต่อการทำงาน ทำให้ไม่ทันต่อเหตุการณ์และไม่ทันต่อการขยายตัวของธุรกิจ และมีการเปลี่ยนพนักงานบ่อยเนื่องจากลาออกไป ซึ่งต้องรับพนักงานใหม่ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ต้องฝึกอบรมใหม่เสียค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมสูง
5.  เทคโนโลยีขยายตัวมากขึ้น วิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์การเรียนรู้ไม่ยุ่งยาก ทำให้มีการนำมาใช้ในสำนักงานได้สะดวกขึ้น
จากสาเหตุดังกล่าวจึงมีแนวคิดในการจัดสำนักงานอัตโนมัติ  (Office Automation) เรียกย่อ ๆ ว่า OA นำมาจัดใช้ในการจัดสำนักงานค์การนั่นเอง   ซึ่งเป็นงานที่เกี่ยวกับการวางแผน  การควบคุม  
ให้บริการ   ดำเนินงานให้บริการเกี่ยวกับข้อสนเทศทุกชนิดขององค์การตลอดจนการบริการสิ่งอำนวย
ความสะดวกในการปฏิบัติงานให้แก่ส่วนงานทั้งหมดขององค์การ   เพื่อให้องค์การทำงานได้   อย่างมี
ประสิทธิภาพ  และได้ผลกำไรมากที่สุด

2.  ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อภิบาย

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (eOffice) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะ ใกลหรือในตำแหน่งใด ๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา

3.  การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

  1 .  การต้อนรับ

2.      การนัดหมาย

3.      จดหมายออก และจดหมายเข้า

4.      โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

5.      การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

6.      การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7.      การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

8.      สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9.      คำปราศรัย

10.    ข้อความโฆษณา

4.   การติดต่อสือสารหมายถึงอะไร

  การติดต่อสื่อสาร (Communication)  หมายถึง  การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

   

5.  ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ

 สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
           ธุรกิจในปัจจุบันมีการ แข่งขันสูง  ขนาดของธุรกิจขยายตัวขึ้น  จึงทำให้งานสำนักงานมีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมากมาย  ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น  และมีการขยายตัวของการใช้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  ซึ่งสำนักงานต่าง  ๆ  นำเครื่องพีซี  (Personal computer) หรือไมโครคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในสำนักงาน ซึ่งมีสาเหตุมาจากปัจจัยต่อไปนี้
1.  ค่าใช้จ่ายสำนักงานสูงขึ้น   ค่าจ้างและสวัสดิการสำหรับบุคลากรเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ยปีละ 15% เนื่องจากต้องใช้บุคลากรเพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายมากขึ้น ทำให้ต้นทุนสินค้าสูงขึ้นและมีค่าใช้จ่ายในการเตรียมเอกสาร การส่งไปรษณีย์ การทำสำเนาเพิ่มมากขึ้น
2.  งานสำนักงานดั้งเดิมมีผลผลิตต่ำ เมื่อเทียบกับงานกลุ่มอื่น ๆ เช่น งานภาคเกษตร ภาคอุตสาหกรรมในภาคธุรกิจ มีข่าวสารข้อมูลมากขึ้นและไม่สามารถรวบรวมข่าวสารหรือข้อมูลได้เร็วตามความ ประสงค์ได้ เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานไม่เอื้ออำนวย
3.  วิธีการแบบดั้งเดิม การเก็บเอกสารล่าช้าและผิดพลาดได้ง่าย
4.  ประสิทธิภาพการทำงานลดลง    ลักษณะงานเป็นงานแบบซ้ำซาก    ทำให้พนักงานเบื่อหน่ายต่อการทำงาน ทำให้ไม่ทันต่อเหตุการณ์และไม่ทันต่อการขยายตัวของธุรกิจ และมีการเปลี่ยนพนักงานบ่อยเนื่องจากลาออกไป ซึ่งต้องรับพนักงานใหม่ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ต้องฝึกอบรมใหม่เสียค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมสูง
5.  เทคโนโลยีขยายตัวมากขึ้น วิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์การเรียนรู้ไม่ยุ่งยาก ทำให้มีการนำมาใช้ในสำนักงานได้สะดวกขึ้น
จากสาเหตุดังกล่าวจึงมีแนวคิดในการจัดสำนักงานอัตโนมัติ  (Office Automation) เรียกย่อ ๆ ว่า OA นำมาจัดใช้ในการจัดสำนักงาน

ตอนที่   2

1.  Electronic Mail (E-mail)       ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

2.   Call Waiting        บริการรับสายเรียกช้อน

3.  Office  Automation      ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

4.  Hot Line      บริการเลขหมายด่วน

5.  Telnet       บริการเครื่องทดแทน

6.  Intemal Communication      การติดต่อสื่อสานภายในสำนักงาน

7.  Extemal Communication      การติดต่อสื่อสานภายนอกสำนักงาน

8.  Search Engine      เครื่องมือค้นหา

   

9.  Freeware        ฟรีโปรแกรม  ไม่เสียค่าใช้จ่าย

10.  Bulletin Board      กระดานข่าว